местонахождение  Смоленск  
(Корзина пуста)
Лицензионные
программы по
низким ценам

+7 (4812) 70-01-02

8 (800) 707-01-02

Заказать звонок
1С Франчайзи

Как автоматизировать учет работы автотранспорта с помощью 1С?

УАТ

В настоящее время во многих регионах России развиваются различные транспортные логистические компании. Особенно активно такие компании развиваются в приграничных регионах, например, в Смоленской области. Крупные ретейлеры открывают новые распределительные центры, налаживают работу с партнерами из стран Таможенного союза, многие компании специализируются на внутренних перевозках. Казалось бы, весь бизнес-процесс работы таких предприятий давно и четко регламентирован, но довольно часто отдельные звенья такого бизнес-процесса дают сбой и несут за собой огромные финансовые потери.

Для повышения эффективности работы необходимо постоянно контролировать работников. Это позволит снизить риски хищений ГСМ, подмены агрегатов, нарушения сроков действия документов и многое другое.

Наиболее эффективным способом решения описанных проблем является полная автоматизация предприятий с помощью отраслевого решения.

На данный момент широко распространены целых три решения для автоматизации бизнес-процессов на базе 1С: Управление Автотранспортом Стандарт, Управление Автотранспортом Проф и Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП.

Все эти решения хоть и имеют схожий функционал, но значительно отличаются друг от друга в мелких деталях, а также своей стоимостью. Попробуем разобраться в этих вопросах.

УАТ Стандарт - самая простая и минимальная конфигурация для учета работы автотранспорта. Решение предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в автотранспортных предприятиях и организациях, а также в автотранспортных подразделениях торговых, производственных и прочих предприятиях, использующих автотранспорт для собственных нужд.

Конфигурация обладает всем базовым функционалом, необходимым для ведения учета предприятия и обеспечивает следующие функциональные возможности:

  • Учет заказов на автотранспорт, формирование маршрутных и путевых листов, формирование разнарядок.
  • Учет ТС и их выработки, планирование ТО, контроль документов.
  • Учет ГСМ (поступление, выдача, расход материалов).
  • Учет ремонтных работ, контроль шин, аккумуляторов агрегатов.
  • Учет работы водителей, начисление зарплаты, табель учета рабочего времени.
  • Учет поступления, выдачи, списания материалов на складе.
  • Учет взаиморасчетов с контрагентами, ведение прейскурантов и тарифов, формирование счетов и актов.
  • Учет прямых и косвенных затрат.

Заказы на автотранспорт могут приниматься как от сторонних контрагентов, так и от внутренних подразделений компании. В заказе могут указываться маршрут перевозки, параметры груза, требования к транспортному средству. В программе предусмотрено отслеживание частично выполненных заказов.

Для выписки путевых листов в конфигурации предусмотрено два способа:

  • ручной ввод каждой путевки;
  • автоматическая пакетная выписка и печать группы путевых листов.

Режим пакетной выписки особенно удобен крупным предприятиям, поскольку позволяет в течение короткого промежутка времени сформировать и распечатать путевые листы при минимальном участии диспетчера.

При формировании нового путевого листа, остатки топлива в баках и показания спидометра автоматически переносятся из предыдущего документа.

При обработке путевого листа диспетчер может ввести все заправки и сливы топлива, указав объем и стоимость.

После окончательной обработки путевого листа программа рассчитывает различные параметры выработки (например,время в наряде, в работе, в простое, пробег с грузом / без груза, вес перевезенного груза, грузооборот, количество ездок и операций и т.д.). Необходимые параметры выработки настраиваются пользователями через специальный справочник. Помимо этого, для водителей в путевых листах предусмотрено начисление з/п по результатам работы.

Преимущества

Стоимость, простота в работе, интеграция с БП, ЗУП, УПП и КА.

Недостатки

Нет возможности учитывать работу разных прицепов на разных этапах путевого листа, нормы расхода топлива указываются только для моделей, а не для ТС; нет возможности перемещения ТС между подразделениями и организациями, отсутствует АРМ для оперативного планирования автомобилей, нет интеграции со службами спутникового мониторинга,отсутствуют подсистемы планирования, бюджетирования, движения ДС.

Кому подходит

Решение подходит для любых автотранспортных организаций и подразделений торговых, производственных и прочих предприятий, использующих автотранспорт для собственных нужд.

УАТ ПРОФ - конфигурация, обладающая не только всем базовым функционалом, представленным в версии Стандарт, но и широкими дополнительными возможностями.

Данная конфигурация отличается наличием следующих возможностей:

  • Подсистема спутникового мониторинга. Позволяет интегрировать 1С с крупнейшими системами спутникового мониторинга. такими как ГЛОНАСС, Омникомм, Скаут, Автограф, АвтоТрекер, Wialon и другими. Благодаря такой интеграции у пользователя появляется возможность онлайн заполнения путевого листа, загрузки данных по пробегу и расходу ГСМ, формирование план-фактных отчетов.
  • Подсистема планирования. Подсистема дает возможность создания и ведения планов работы автотранспорта и дальнейшего план-фактного анализа. План работы можно задавать с периодичностью от одного дня до года и вести в разрезе автомобилей, моделей, типов автомобилей или номенклатуры.
  • Подсистема бюджетирования. Данная подсистема предназначена для планирования денежных средств и финансового состояния предприятия на любой период. Позволяет составлять мастер-бюджет компании и другие оборотные бюджеты, контролировать соответствия плановых и фактических данных установленным целевым показателям.
  • Подсистема движения денежных средств. Предназначена для учета движения наличных и безналичных денежных средств. Такое движение отражается с помощью документов платежное поручение и кассовый ордер.

Преимущества

Появилась возможность учитывать работу разных прицепов на разных этапах путевого листа, задавать нормы расхода ГСМ не только для моделей, но и для отдельных транспортных средств, возможность перемещения ТС между подразделениями и организациями, поддержка спутникового мониторинга, возможность пакетной загрузки данных о заправках, интеграция с БП, ЗУП, УПП и КА.

Недостатки

Стоимость выше, чем у конфигурации УАТ Стандарт, нет возможности отражать мультимодальные многоэтапные перевозки, LTL и FTL перевозки.

Кому подходит

Решение подойдет для любой автотранспортной организации.

Конфигурация ТЛЭ КОРП является наиболее полным и многогранным решением, которое позволяет управлять собственным автопарком и контролировать привлеченный транспорт.

Решение помогает регулировать деятельность логистов и экспедиторов, планировать перевозки, оптимизировать маршруты передвижения, обеспечивать контроль доставки грузов.

Главным отличием данной конфигурации от ранее упомянутых является поддержка следующих возможностей:

  • Учет предварительных потребностей на перевозку грузов
  • Поддержка FTL-перевозок
  • Поддержка мультимодальных перевозок

Документ "Предварительная потребность" предназначен для отражения намерений заказчика о необходимости перевозки груза. Документ позволяет логисту зафиксировать намерение по разовой перевозке или периодической перевозке по заданному расписанию для контрагента или собственного подразделения. Перечень намерений может быть сгруппирован, а на его основании может быть создан связанный заказ на ТС.

Предварительная потребность

Потребность в перевозках может отражать как логист, так и сам контрагент. В конфигурации реализован механизм “Внешние пользователи”, который предназначен для предоставления доступа в базу партнерам организации. Доступ таких пользователей сильно ограничен и они не принимают участия в процессах учета, работают обособленно и не взаимодействуют друг с другом.

Особенностью FTL-перевозок (перевозок с полной загрузкой) является то, что контрагент заказывает перевозку по заранее известному маршруту, состоящему из трех и более пунктов, а последовательность посещения пунктов не может быть изменена. FTL-перевозка должна выполняться одним транспортным средством.

Мультимодальные заказы - это многоэтапные заказы, которые выполняются разными транспортными средствами (или вообще разными видами транспорта) в рамках разных маршрутных и путевых листов.

Применение мультимодальных заказов отлично подходит в том случае, если предприятие имеет нечеткий бизнес-процесс формирования заказов на перевозки и выписки путевых листов.

Рассмотрим пример, с которым сталкиваются многие наши клиенты. Предприятие базируется в Смоленске и выполняет международные перевозки. Здесь же выписываются путевые листы. На предприятии ведется строгий учет заказов, рассчитываются затраты на перевозки и доходы с выполненных заказов. Водитель выполняет заказ по перевозке груза из Вильнюса в Екатеринбург. По дороге из Вильнюса он заезжает в Смоленск чтобы закрыть действующий путевой лист и открыть новый, а дальше отправляется в Екатеринбург. Из Екатеринбурга уедет в Мюнхен, заехав по пути в Смоленск и закрыв еще один путевой.

Логика работы конфигураций УАТ не позволяет на основании одного заказа создать два маршрутных/ путевых листа. Поэтому руководителю не удастся отследить выполнение заказа, либо придется создавать несколько заказов для каждого путевого. Но как тогда выставлять счета клиентам и контролировать рентабельность перевозок?

Как раз в таком случае выручат мультимодальные заказы в конфигурации ТЛЭ.

В нашем примере менеджер создаст заказ Вильнюс - Екатеринбург и Екатеринбург - Мюнхен. Бухгалтерия оформит счета на перевозки. Логист при формировании задания на перевозку поймет, что заказы будет выполняться в рамках нескольких путевых листов и создаст этапы заказа Вильнюс - Смоленск, Смоленск - Екатеринбург, каждый из этапов пойдет в свой путевой лист. Далее логист увидит заказ Екатеринбург - Мюнхен и аналогично создаст два этапа: Екатеринбург - Смоленск и Смоленск - Мюнхен, распределив их по соответствующим документам.

В учетной системе это все будет отражено следующим образом:

Предварительная потребность

После возвращения водителя на базу и закрытия логистом путевого листа, этап мультимодального заказа, выполненный в рамках данного путевого, получит статус “Доставлен”. Другие этапы, добавленные в новый путевой лист, будут иметь статус “Размещен”, новый созданный заказ получит статус “Открыт”.

этап мультимодального заказа

Аналогично мультимодальные заказы можно применять в массе других случаев. Например, при использовании разных типов доставки (автомобильные перевозки и авиа) или при замене транспортных средств (до границы фургон везет одна машина, а после - другая).

Помимо этого конфигурация Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП обеспечивает множество прочих функциональных возможностей:

  1. Учет предварительных потребностей в перевозках.
  2. Учет мультимодальных перевозок
  3. Выполнение перевозки несколькими видами транспорта
  4. Управление экспедиторской деятельностью, взаимодействие с привлеченными перевозчиками
  5. Подбор исполнителя и оптимизация маршрута
  6. Организация тендеров между перевозчиками
  7. Складской учет перевозимых грузов
  8. Учет ДТП и штрафов водителей
  9. Учет установленных шин, аптечек, аккумуляторов и прочих устройств, учет ремонтов и планового ТО
  10. Оформление счетов и реализаций за транспортные услуги, расчет плановых и фактических затрат
  11. Интеграция с картографическими сервисами и системами мониторинга
  12. Оформление заказов на ТС, формирование суточной разнарядки и маршрутных листов
  13. Настройка норм расхода ГСМ и технических жидкостей, учет поступления и расхода
  14. Ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги, расчет их стоимости, учет движения денежных средств
  15. Начисление зарплаты водителей, формирование табеля учета рабочего времени
  16. Интеграция с сервисами отправки SMS-сообщений
  17. Поддержка мобильного приложения и терминала выдачи путевых листов

Преимущества

Наиболее полная быстроразвивающаяся конфигурация, позволяющая отражать первичный интерес клиентов и их потребность в перевозках, возможность отражения мультимодальных перевозок; выписка путевых листов практически всех видов (поддерживаются формы №4-П, №4-С, №3 спец, №4-М, ЭСМ1, ЭСМ2, ЭСМ3, ЭСМ7, №6 спец, №3, путевые листы индивидуальных предпринимателей), поддержка спутникового мониторинга, мобильного приложения и треминала выдачи путевых листов.

Недостатки

Стоимость решения выше аналогов. В типовом функционале отсутствует возможность отражать затраты на Платон (данный функционал отсутствует во всех решениях).

Кому подходит

Решение подходит для различных компаний, занимающихся транспортно-экспедиторской деятельностью, использующих несколько видов транспорта, учитывающих предварительный интерес заказчиков и желающих повысить эффективность деятельности.

Михаил Марголин 30 августа 2018г.

 

< вернуться к списку